01 是否易操作
我們要注意，采購(gòu)了項(xiàng)目管理軟件后，是要給誰(shuí)日常用的呢？不是領(lǐng)導(dǎo)，而是普通的項(xiàng)目成員。他們要每天在里面執(zhí)行自己負(fù)責(zé)的任務(wù)，去更新任務(wù)狀態(tài)，出現(xiàn)了偏差要及時(shí)通知到相關(guān)人。
所以在選擇工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)時(shí)，一定要考慮到員工操作的難易程度，能夠讓員工很快上手的工具，可以節(jié)省大量的操作培訓(xùn)時(shí)間，進(jìn)而加快項(xiàng)目進(jìn)度。
否則項(xiàng)目成員會(huì)因?yàn)橐~外花很多時(shí)間來(lái)學(xué)習(xí)如何使用軟件，而不愿意使用它。離開(kāi)了項(xiàng)目成員輸入的各種任務(wù)信息，項(xiàng)目管理軟件是沒(méi)有用的。
02 功能是否涵蓋了項(xiàng)目中常用的需求
首先，企業(yè)要考慮項(xiàng)目管理軟件能否匹配企業(yè)當(dāng)前的項(xiàng)目模式，以及為當(dāng)前的項(xiàng)目管理痛點(diǎn)提供解決方案。例如對(duì)于IT研發(fā)類(lèi)型的項(xiàng)目，你可能會(huì)采用瀑布模型和敏捷迭代兩種不同的管理模式，項(xiàng)目管理軟件能否同時(shí)滿足兩種模式的應(yīng)用需求？
如果你需要解決進(jìn)度反復(fù)難以監(jiān)控、破解90%完成是神話的難題，軟件能否提供有用的監(jiān)控工具為你快速定位問(wèn)題來(lái)源，例如里程碑表、工作分解結(jié)構(gòu)、關(guān)鍵路徑、完成狀態(tài)看板等。另外，你是否需要項(xiàng)目管理辦公室，幫助你從多項(xiàng)目角度進(jìn)行進(jìn)度監(jiān)控，成本控制和資源協(xié)調(diào)等需求。
任何系統(tǒng)工具都會(huì)有自己獨(dú)特的功能，無(wú)論是個(gè)人還是團(tuán)隊(duì)在選擇一款系統(tǒng)時(shí)，需要看清系統(tǒng)的功能有哪些，哪些功能是工程項(xiàng)目管理需要要使用的，哪些功能是多余的。只有仔細(xì)分析這些功能信息，才可以幫助企業(yè)或團(tuán)隊(duì)找到合適的系統(tǒng)工具。比如項(xiàng)目預(yù)算、費(fèi)用管理、任務(wù)管理、項(xiàng)目文檔管理、bug管理、項(xiàng)目知識(shí)庫(kù)管理等。
03 軟件是否靈活，可讓用戶(hù)自定義
除了個(gè)別的針對(duì)細(xì)分行業(yè)的項(xiàng)目管理軟件，大多數(shù)其實(shí)都是針對(duì)通用行業(yè)的。那可能系統(tǒng)默認(rèn)提供的任務(wù)信息就不太符合你的行業(yè)。
系統(tǒng)要允許用戶(hù)能夠自定義一些字段。比如，審核人下拉列表，任務(wù)屬性是必做還是選做，加一些公式字段自動(dòng)計(jì)算任務(wù)逾期天數(shù)等等。
04 軟件的集成擴(kuò)展性
企業(yè)對(duì)于項(xiàng)目的管理要求大多是隨著項(xiàng)目發(fā)展循序漸進(jìn)的。縱向深度來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目管理涉及到十大知識(shí)領(lǐng)域，橫向業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目管理跟其他銷(xiāo)售、采購(gòu)、財(cái)務(wù)、人力資源等領(lǐng)域其實(shí)是相輔相成的，例如結(jié)合CRM作客戶(hù)交付項(xiàng)目管理或結(jié)合SRM作項(xiàng)目型采購(gòu)管理。
企業(yè)既要考慮軟件能否滿足當(dāng)前的項(xiàng)目管理痛點(diǎn)，同時(shí)還要考慮軟件的應(yīng)用領(lǐng)域是否齊全，能否滿足后續(xù)拓展應(yīng)用要求，企業(yè)選型的時(shí)候要結(jié)合長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮進(jìn)行甄選。
比如，當(dāng)CRM中，一個(gè)客戶(hù)已經(jīng)成交了，銷(xiāo)售就可以從CRM里直接對(duì)這個(gè)客戶(hù)新建一個(gè)項(xiàng)目，讓實(shí)施團(tuán)隊(duì)去做交付，并且銷(xiāo)售可以直接從CRM里看到實(shí)施到了什么程度，是否在這個(gè)節(jié)點(diǎn)需要進(jìn)行交叉銷(xiāo)售或者向上銷(xiāo)售。
而實(shí)施團(tuán)隊(duì)，也應(yīng)該能從項(xiàng)目管理軟件里直接看到客戶(hù)的聯(lián)系信息等本來(lái)存儲(chǔ)在CRM中的信息。甚至，從項(xiàng)目管理軟件中，應(yīng)該可以直接看到客戶(hù)的回款情況。而這些，不是一個(gè)軟件能解決的，通常是需要在三種軟件之間做集成的。
05 便于團(tuán)隊(duì)溝通協(xié)作
項(xiàng)目管理是十分復(fù)雜的過(guò)程，需要不斷與團(tuán)隊(duì)其他成員進(jìn)行溝通來(lái)確定項(xiàng)目的進(jìn)展。因此，良好溝通協(xié)作功能是需要的，它將有助于保證整個(gè)團(tuán)隊(duì)的信息暢通。
06 實(shí)時(shí)掌控項(xiàng)目進(jìn)度
一個(gè)正常的項(xiàng)目流程包括啟動(dòng)、執(zhí)行、監(jiān)測(cè)控制、收尾等階段，每個(gè)階段都有不同的事情要處理，尤其是在執(zhí)行和監(jiān)測(cè)階段，管理尤其復(fù)雜，因此項(xiàng)目進(jìn)度的把控是比較難做處理的。
有時(shí)候項(xiàng)目中的任務(wù)涉及到好幾個(gè)環(huán)節(jié)，需要在好幾個(gè)項(xiàng)目成員間流轉(zhuǎn)，那么軟件更好是能夠?qū)⑦@種線下流程固化到線上。在后臺(tái)設(shè)計(jì)好了任務(wù)流程之后，成員完成了自己的環(huán)節(jié)，點(diǎn)擊提交按鈕，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)把任務(wù)執(zhí)行人改成下一個(gè)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人，并給他發(fā)郵件，他點(diǎn)擊了郵件中的任務(wù)鏈接，就可以直接做任務(wù)，完了再下一步。這樣項(xiàng)目管理就會(huì)比較井井有條，而不需要挨個(gè)問(wèn)，任務(wù)進(jìn)行到哪一步了，該誰(shuí)做什么了，因?yàn)橄到y(tǒng)都自動(dòng)控制了。
07 價(jià)格是否合理
對(duì)于規(guī)模不同的團(tuán)隊(duì)，項(xiàng)目管理軟件應(yīng)該提供不同的版本和價(jià)格，供企業(yè)按需選擇。
08 廠商是否靠譜
比如軟件推出多少年了，在中國(guó)有沒(méi)有自己的數(shù)據(jù)中心、自己的客服團(tuán)隊(duì)，資金方面是完全依賴(lài)風(fēng)投還是靠自身穩(wěn)健盈利，等等。
項(xiàng)目管理工具的選型，前期需要花費(fèi)一定的時(shí)間從易用性、自定義、可擴(kuò)展性、便于溝通、實(shí)時(shí)查看進(jìn)度、價(jià)格、廠商可靠性等多方面進(jìn)行對(duì)比，并深度試用。因?yàn)橐坏┒ㄏ聛?lái)，項(xiàng)目數(shù)據(jù)都會(huì)運(yùn)行在里面，再進(jìn)行遷移的話，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)金錢(qián)。